Tietosuojaseloste

Fairness & Friends Oy:n rekisteri- ja tietosuojaseloste 

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 7.5.2025. Viimeisin muutos 7.5.2025. 

Fairness & Friends on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme asiakasrekisteriimme (jäljempänä Rekisteri) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä antavat yhteyshenkilömme. Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

1. Rekisterin pitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Fairness and Friends Oy

Y-tunnus: 3434833-9

Puhelin: 040 554 6385

Verkkopalvelu: www.fairnessandfriends.com

Yhteyshenkilö rekisteriasioissa: Fairness & Friends Oy:n toimitusjohtaja

Sähköposti: minna.nylander@fairnessandfriends.com

2. Rekisterin nimi

Yrityksen asiakasrekisteri, markkinointirekisteri, sidosryhmärekisteri

3. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakasrekisterin sisältämien henkilötietojen tarkoituksena on Fairness & Friends Oy:n liiketoimintaan liittyvien asiakassuhteiden ja tehtävien hoitaminen, tuotteiden ja palvelujen tarjoaminen, toimitus, maksaminen, maksujen valvonta, tuotteiden ja palvelujen markkinointi, mainonta ja etämyynti, liiketoiminnan ja palveluiden kehittäminen. Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen mm. silloin, kun rekisterinpitäjä säilyttää asiakkaan henkilötietoja noudattaakseen kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä. 

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. 

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköpostiosoite), www-sivustojen osoitteet, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Säilytämme henkilötietoja Rekisterissä enintään 10 vuoden ajan asiakassuhteen päättymisestä. Huomioitavaa on, että henkilötietoja voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö edellyttää pidempää säilytysaikaa. 

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja kerätään myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. 

Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tässä rekisteriselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön, viranomaisten määräysten velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisille. 

Yhteistyökumppanimme ja alihankkijamme voivat käsitellä henkilötietoja vain lukuumme suoritettavia asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä tehtäviä varten. 

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun toteuttamisen vuoksi välttämätöntä. Tietoja ei siirretä Yhdysvaltoihin ilman rekisteröityjen nimenomaista suostumusta.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

 

8. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Fairness & Friends Oy takaa rekisteröidyille kaikki heille lain mukaan kuuluvat oikeudet henkilötietonsa käsittelyn suhteen. Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:

• Saada tieto henkilötietojen käsittelystä.
• Tarkastaa itseä koskevat henkilötiedot.
• Vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä.
• Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. 
• Huomioitavaa on myös se, että Fairness & Friends Oy voi olla poistamatta tietoja, mikäli niiden käsittely on tarpeen esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai sopimusvelvoitteen todentamiseksi.

 

Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjänä voimme pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjänä vastaamme pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisteröidyllä on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, että emme ole käsitelleet henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Sähköposti: tietosuoja@om.fi